Свяжитесь с нами

Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
  Войти      Регистрация






Аттестат школы

Оглавление Перейти к программе

Руководство пользователя по работе с компьютерной программой для автоматизации печати вкладышей и приложений к аттестатам основной и средней школы, свидетельств об окончании специального (коррекционного) класса и школы государственного образца 2010 года «Аттестат школы».

Подробно описаны возможности программы, способы работы, последовательность выполнения операций, методы защиты и предотвращения потери и порчи информации, приведены правила создания шаблонов документов для расширения возможностей программы.

Руководство состоит из 5 разделов: введение, начальные сведения о программе, работа с программой (основной раздел), работа с базой данных, ответы на часто задаваемые вопросы. Материал руководства полностью раскрывает все аспекты работы программы и ее использования для конкретных нужд пользователей.

Оглавление
1. ВВЕДЕНИЕ
2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ
    2.1. Назначение и возможности программы
    2.2. Варианты программы и ограничения
    2.3. Системные требования
    2.4. Порядок установки программы
    2.5. Компоненты программы
    2.6. Запуск программы
    2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме
    2.8. Регистрация программы
    2.9. Хранение информации в базе данных
    2.10. Окно программы, панель инструментов
       2.10.1. Окно программы
       2.10.2. Меню Вид
       2.10.3. Панель инструментов «Стандартная»
       2.10.4. Установка пароля
       2.10.5. Работа с вложенными окнами
       2.10.6. Получение справочной информации
3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ
    3.1. Порядок работы с программой
    3.2. Сведения о школе
    3.3. Справочники
       3.3.1. Работа со справочниками
       3.3.2. Выделение строк в таблицах
       3.3.3. Сортировка таблиц
       3.3.4. Печать справочников
       3.3.5. Работа с шаблонами таблиц справочников в Excel
       3.3.6. Импорт данных
    3.4. Заполнение справочников
       3.4.1. Виды отметок
       3.4.2. Предметы
       3.4.3. Классы
       3.4.4. Учебный план
       3.4.5. Учащиеся
       3.4.6. Итоговые отметки
    3.5. Печать документов
       3.5.1. Печать документов государственного образца
       3.5.2. Печать других документов
       3.5.3. Решение проблем с печатью документов
    3.6. Шаблоны документов Word
       3.6.1. Назначение и принципы шаблонов
       3.6.2. Открытие файлов шаблонов
       3.6.3. Заполняемые поля (закладки)
       3.6.4. Наименования закладок
       3.6.5. Рекомендации по подгонке шаблонов
4. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ
    4.1. Создать новую базу данных
    4.2. Открыть базу данных
    4.3. Сохранить базу данных в другом файле
    4.4. Сжатие и восстановление базы данных
    4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации
    4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)
    4.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш)

1. ВВЕДЕНИЕ

В связи с введением с 1 мая 2010 года новых форм документов об окончании школы, утвержденных Приказом Министерства образования и науки РФ от 11 августа 2009 г. №295 «Об утверждении форм документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса образовательного учреждения и технических требований к ним», была разработана компьютерная программа «Аттестат школы», полностью соответствующая требованиям данного приказа.

Возможность заполнять аттестаты с применением компьютерной техники появилась еще в 2007 году, когда и была начата разработка программы. Опыт показал, что заполнение аттестатов при помощи компьютера и принтера позволяет существенно снизить количество ошибок заполнения и процент испорченных бланков. Проделав большую работу по совершенствованию программы, в 2010 году мы предлагаем абсолютно новую, соответствующую современным требованиям, но, в то же время, проверенную и опробованную во многих школах программу «Аттестат школы» для автоматизации заполнения аттестатов, приложений и свидетельств образца 2010 года.


Программа многофункциональна – одна программа позволит Вам заполнять как аттестаты основной, так и средней школы и приложения к ним, а также свидетельства об окончании специального (коррекционного) класса и специальной (коррекционной) школы.

Программа проста в освоении, так как наследует знакомые пользователю приемы и методы работы, стандартный вид окна и интерфейс.

Программа надежна в работе, так как в программе имеются механизмы надежного хранения и резервного копирования данных.

Программа настраиваема – Вы можете корректировать шаблоны документов в Word, создавать свои шаблоны, расширяя тем самым возможности программы.

Программа документирована – данное руководство пользователя содержит сведения не только по использованию готовых возможностей, но и описание технического характера.

Программа опробована – после разработки были собраны отзывы и замечания школ, примеры использования программы в различных регионах.

Программа универсальна ­– Вы можете печатать на бланках любых типографий, на любых принтерах, так как есть возможность настройки.


Программа «Аттестат школы» предназначена для школ, лицеев и гимназий, выдающих документы оговоренного выше образца, а для коллег из учреждений профессионального образования мы предлагаем программу «Диплом-стандарт», которая существует в 3-х версиях: для начального, среднего и высшего профессионального образования.

Наши программы постоянно дорабатываются, поэтому, пожалуйста, присылайте свои предложения. Это позволит сделать программу более функциональной, удобной и максимально соответствующей Вашим ожиданиям и запросам, уважаемые коллеги.

С уважением к Вам и надеждой на плодотворное сотрудничество,
автор и разработчик программы «Детский сад: Питание», П.С. Батищев

2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ

2.1. Назначение и возможности программы

Компьютерная программа «Аттестат школы» предназначена для автоматизации заполнения аттестатов основной и средней школы (вкладышей) и приложений к ним, свидетельств об окончании специального (коррекционного) класса, а также специальной (коррекционной) школы.

Возможности программы:

  • Печать вкладышей и приложений к аттестатам об основном и среднем (полном) общем образовании, свидетельств об окончании специального (коррекционного) класса и об окончании специальной (коррекционной) школы VIII вида.
  • Ввод и импорт из Excel справочников, в том числе списков учащихся по классам.
  • Ввод учебного плана (перечня предметов) в нужном порядке, копирование.
  • Ввод итоговых отметок по предметам, данных и дополнительных сведений по учащимся.
  • Автоматическое заполнение фамилии, имени, отчества в дательном падеже.
  • Ввод всех необходимых данных для печати документов.
  • Возможность настройки и создания шаблонов печатных форм документов в Word.
  • Установка пароля на вход в программу.
  • Возможности автоматической отправки базы данных разработчику.
  • Возможность копирования базы данных на флеш, восстановления с флеш для резервного копирования или переноса информации на другой компьютер.

Преимущества:

  • Программа удобна в работе, легка в освоении.
  • Стандартный вид окна и интерфейс Windows.
  • Имеется руководство пользователя.
  • С течением времени программа постоянно улучшается и дорабатывается по Вашим предложениям, производится обновление версий.
  • Программа настраиваема (шаблоны печатных форм).
  • Программа опробована в школах России и универсальна.

Осуществляется техническая поддержка по телефону линии консультаций, по электронной почте.


2.2. Варианты программы и ограничения

Варианты программы

Программа выпускается в двух вариантах:

  • рабочая версия – предназначена для работы пользователей, которые приобрели неисключительные права на использование программы,
  • демонстрационная версия – предназначена для ознакомления с программой широким кругом лиц и организаций.

Рабочая версия программы без выполненной регистрации работает в демонстрационном режиме, а при вводе кода регистрации работает в обычном режиме, в котором доступны все возможности программы.

При работе в демонстрационной версии и демонстрационном режиме доступны все возможности программы, кроме печати документов (будут показаны образцы печати), введенная информация не будет сохранена при выходе из программы.

Ограничения

В программе не ограничено количество вводимой информации в справочники.

Примечание: В демонстрационном режиме и в демонстрационной версии есть ограничения на количество строк в справочниках.

2.3. Системные требования

Персональный компьютер 2000 года изготовления и новее:

1. Минимальные требования:

  • Процессор: Pentium-II (333 МГц);
  • ОЗУ: 32 Мегабайта;
  • Объем жесткого диска: 800 Мегабайт.

Оптимальные требования:

  • Процессор: Celeron-633 (Pentium II или выше);
  • ОЗУ: 128 Мегабайт;
  • Объем жесткого диска: 2 Гигабайта.

Программа занимается на жестком диске не более 50 Мегабайт.

Программное обеспечение:

1. Microsoft Windows 95/98/Me/2000/XP/Vista/7 (любая версия из перечисленных);

2. Microsoft Office 2000/XP/2003/2007 (любая версия из перечисленных), в том числе:

  • Microsoft Word – вывод документов: вкладыш, приложение к аттестату, свидетельство,
  • Microsoft Excel – распечатка справочников,
  • Microsoft Access – хранение информации,
  • Microsoft Outlook – для поддержки пользователей.

Примечание: программы Word, Excel, Access, Outlook входят в комплект программ Microsoft Office и наиболее часто бывают установлены на компьютере.

Примечание: ОС Windows, программы Word, Excel, Access, Outlook в комплект поставки программы «Аттестат школы» не входят.

Программа MS Access используется для хранения данных, поэтому ее наличие обязательно (либо компонента DAO360.dll, который используется только для связи программы с базой данных, входит в Access).

Программа MS Outlook применяется только в том случае, если Вы пожелаете обратиться к разработчику и отослать базу данных для экспертизы и получения рекомендаций. В любом случае электронное письмо можно создать вручную в любом другом почтовом клиенте.

Для нормальной работы с программой необходим видеорежим с разрешением не менее 800х600 точек с глубиной цвета не хуже High Color.

Программа требует наличия на компьютере мыши. Работа без мыши невозможна.

ВНИМАНИЕ!

Программа должна быть установлена в папку на локальном жестком диске (регистрация на флеш невозможна).

Программа должна иметь «Доступ на запись» в ту папку, в которой она установлена (обычно c:\Program Files\Аттестат школы), иначе она не может быть зарегистрирована (введены коды регистрации), а также не будут сохранены документы в подпапке Документы. Доступ на запись нужен и в ту папку, где будет находиться база данных (по умолчанию она находится в папке, куда установлена программа).

Если Вы используете операционную систему Windows 2000/XP/2003/Vista/7, то либо необходимо иметь права Администратора при входе в систему при загрузке компьютера, либо Вам как пользователю должны быть предоставлены права на запись в папку, где установлена программа «Аттестат школы».

Если у Вас нет прав на запись в папку, обратитесь к системному администратору учебного заведения.


2.4. Порядок установки программы

Программа нуждается в корректной установке. Простого копирования программы с одного диска на другой (при отсутствии некоторых компонентов в системе) будет недостаточно. Если у Вас на компьютере была переустановлена операционная система Windows, либо Вы хотели бы перенести программу на другой компьютер, то в любых случаях нужно произвести установку программы так, как описано в этом разделе.

ВНИМАНИЕ! Если Вы производите переустановку программы после сбоя, то сделайте резервную копию файла базы данных: Сервис/Архивировать базу данных.


Порядок установки программы с компакт-диска:

  1. Вставьте компакт-диск в дисковод, и автоматически запустится программа установки.

Примечание: Если программа установки не запустилась, то откройте Мой компьютер, компакт-диск и запустите файл: at.exe;

Если Вы получили программу по электронной почте, то скопируйте (перенесите) программу установки на нужный компьютер и дважды щелкните по файлу установки: at.exe.

  1. В появившемся окне с названием «Установка Аттестат школы» прочитайте Лицензионное соглашение и если Вы согласны, то установите флажок Я принимаю это соглашение, затем нажмите Далее;
Установка программы «Аттестат школы».
  1. Проверьте папку установки, при необходимости измените (по умолчанию программа устанавливается в папку: «C:\Program Files\Аттестат школы»). Нажмите Начать – начнется копирование файлов, если какой-либо файл уже имеется на Вашем компьютере, то программа сообщит об этом, в большинстве случаев необходимо нажать Все поверх.
Окно выбора папки установки.
  1. По окончании установки нажмите Ok.

Примечание 1: В Windows XP/2003/Vista/7 может возникнуть вопрос о сохранении нераспознанных версий файлов, ответьте утвердительно с тем, чтобы оставить эти файлы, а не восстанавливать исходные версии файлов из комплекта установки Windows.

Примечание 2: Если программа установки потребует перезагрузить компьютер, сделайте это. В версиях Windows 95/98/Me перезагрузка обязательна.

Примечание 3: Также появится окно программы Блокнот с файлом ReadMe, содержащим общую информацию о программе и папка с ярлыками для запуска программы «Аттестат школы».

2.5. Компоненты программы

При установке программа создает папки и устанавливает все необходимые файлы для ее корректной работы.

Папка для размещения программы выбирается при установке. По умолчанию предлагается папка:

C:\Program Files\Аттестат школы.

В этой папке размещаются файлы:

  • at.exe – программа,
  • at.mdb – база данных,

а также создаются подпапки:

  • Шаблоны – для размещения шаблонов печатных форм документов и отчетов,
  • Примеры – демонстрационные распечатанные документы,
  • Документы – для размещения созданных документов и отчетов,
  • Zip – для размещения программы-архиватора,
  • Архив – для размещения архивных копий базы данных.

2.6. Запуск программы

При правильной установке программы в главном меню Windows (меню Пуск) программа установки создает папку «Аттестат школы» (Пуск/Программы/Аттестат школы), в которой имеются ярлыки:

  • Аттестат школы – для запуска программы.
  • Руководство пользователя – настоящий документ Word, содержащий подробное описание программы «Аттестат школы».
  • Краткое руководство – краткое руководство пользователя.
  • Приказ Минобразования РФ – Приказ Министерства образования и науки РФ от 11 августа 2009 г. №295 «Об утверждении форм документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса образовательного учреждения и технических требований к ним».
  • Страница Аттестат школы – для открытия страницы о программе (в Internet).
  • Квитанция для приобретения – образец квитанции для оплаты стоимости программы в любом банке (имеется только в демонстрационной версии).
  • Деинсталляция – ярлык для удаления программы «Аттестат школы» с компьютера.

Запуск программы

Для запуска программы выполните команду:

Пуск/Программы/Аттестат школы/Аттестат школы.

Будет выведено окно регистрации программы:

Регистрация программы «Аттестат школы».

2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме

Демонстрационная версия программы может работать только в демонстрационном режиме. Она не выдает кода регистрации, не может распечатывать документы, не сохраняет результаты. Если Вы работаете в демонстрационной версии программы, то при запуске программы появляется окно, в котором нажмите кнопку Открыть программу.

Стартовое окно демонстрационной версии..

Рабочая версия без регистрации также работает в демонстрационном режиме, он включается нажатием кнопки Демонстрационный режим в окне Регистрация.

Демонстрационный режим – это режим, в котором используются уже заполненные справочники классов, учащихся, учебный план, а также итоговых отметок. Эти данные можно удалить и изменить. Вам доступны все возможности по вводу данных, кроме распечатки документов (можно просмотреть образцы печати). Однако, после закрытия программы созданные Вами данные не будут сохранены. В демонстрационном режиме также есть ограничения по количеству создаваемых строк в справочниках.

Вы можете, не регистрируя программу, ознакомиться со всеми ее возможностями.

2.8. Регистрация программы

Программа снабжена системой защиты от несанкционированного копирования! Это сделано для защиты авторского права разработчика.

Для работы в программе «Аттестат школы» ее необходимо зарегистрировать. Незарегистрированная копия программы работает только в демонстрационном режиме.

Регистрация программы:

  • запустите программу и запишите исходный код продукта;
  • передайте исходный код по электронной почте: 473147@mail.ru, если у вас нет такой возможности, то по телефону линии консультаций и заказов: 8 (8332) 47-31-47;
  • получите код ответа и введите его;
  • нажмите кнопку Регистрация.

Примечание: после регистрации программы рекомендуется записать на внешний носитель информации (дискету или флеш) файл at.ini, находящийся в папке программы (С:\Program Files\Аттестат школы). В этом файле сохранен код регистрации. В случае неисправностей с компьютером, Вы можете после ремонта и повторной установки программы вписать этот файл на прежнее место, и программа не будет запрашивать код регистрации при условии, что оборудование будет тем же.

2.9. Хранение информации в базе данных

Вся информация, с которой работает программа «Аттестат школы» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003/2007 (расширение файла *.mdb).

В файле базы данных хранится содержимое справочников, справочников, итоговые отметки, данные об учебном заведении.. Достаточно однажды создать базу данных, а затем при открытии программы база данных открывается автоматически. При обновлении версии программы структура базы данных корректируется также автоматически.

При первом запуске зарегистрированной программы будет создана новая база данных, при этом программа задаст вопрос: «Заполнить справочники демонстрационными данными?». На этот вопрос нужно ответить «Нет», если Вы хотите получить чистую базу данных и начать работать с программой; «Да», если хотели бы ознакомиться с возможностями программы на демонстрационном примере. Независимо от ответа будут заполнены справочники «Предметы» и «Виды отметок».

Более подробно работа с базой данных описана в разделе: 4. Работа с базой данных.

2.10. Окно программы, панель инструментов

2.10.1. Окно программы

Для работы программы открывается стандартное основное окно Windows. Внутри этого окна могут открываться вложенные окна, в которых размещаются компоненты программы, такие как справочники, окна диалогов и т.п.

Управление программой осуществляется с помощью:

  1. меню;
  2. панели инструментов;
  3. клавиатуры;
  4. мыши.

2.10.2. Меню Вид

В меню Вид можно:

  • вывести на экран Панель инструментов «Стандартная» (рекомендуется).
  • включить или выключить отображение статус-строки. Она находится в нижней части основного окна, в ней выводятся сообщения о результате выполнения команды или о невозможности ее выполнения, например «Готово», а также текущая дата и время.

В меню Вид имеется команда Обновить (F5), которая позволяет обновить любое активное вложенное окно программы. Вложенные окна при их активизации обновляются автоматически, но при возникновении непредвиденных ситуаций можно использовать данную команду, чтобы снова прочитать содержимое базы данных и вывести данные на экран.


2.10.3. Панель инструментов «Стандартная»

Для отображения панели выполните:

Вид/Панель инструментов

Панель инструментов «Стандартная».

1 – Итоговые отметки – открывает справочник «Итоговые отметки». Это окно можно открыть с помощью меню Справочники/Итоговые отметки.

2 – Создать базу данных – создать файл новой базы данных (см. 4.1. Создать новую базу данных).

3 – Открыть базу данных – открыть ранее созданный файл базы данных (см. 4.2. Открыть базу данных).

4 – Сохранить базу данных как – сохранить базу данных в другом файле (см. 4.3. Сохранить базу данных в другом файле).

5 – Печать справочника – получить печатную форму таблиц справочников (см. 3.3.4. Печать таблиц). Примечание: Этой кнопкой нельзя вывести на печать вкладыш или приложение к аттестату, для этого существует специальная кнопка «Печать аттестата» в окнах справочников «Итоговые отметки» и «Учащиеся».

6 – Школа – открывает окно данных о школе.

7 – Классы – открывает справочник классов.

8 – Учащиеся – открывает справочник учащихся.

9 – Предметы – открывает справочник предметов.

10 – Учебный план – открывает справочник «Учебный план».

11 – Руководство пользователя – открывает руководство пользователя по программе «Аттестат школы».

2.10.4. Установка пароля

В меню Сервис собраны команды для предоставления дополнительных удобств пользователю.

Установить пароль. Для установки пароля необходимо его ввести, нажать Ok (или Enter), ввести заново и снова нажать Ok(или Enter). Для снятия пароля нужно проделать те же действия только оставить пустым поле для пароля. Пароль нельзя забывать, так как без пароля вход в программу будет невозможным.

2.10.5. Работа с вложенными окнами

Программа «Аттестат школы» является Windows-приложением, она содержит вложенные окна, в которых располагаются компоненты программы, например, справочники.

Для работы с вложенными окнами имеется пункт меню Окно, в котором в последних строках перечислены открытые вложенные окна.

Для переключения в другое вложенное окно необходимо:

  • выбрать строку с названием нужного окна в пункте меню Окно;
  • щелкнуть по нужному окну (если оно видно);
  • нажать Ctrl+F6.

Для упорядочивания окон в пункте меню Окно предусмотрены следующие команды:

  • Каскад,
  • Расположить горизонтально,
  • Расположить вертикально.

2.10.6. Получение справочной информации

Полностью возможности программы описаны в настоящем Руководством пользователя.

Руководство пользователя можно открыть непосредственно из программы «Аттестат школы», нажав клавишу F1, либо выполнив Справка/Руководство пользователя.

При установке программы создается также специальный ярлык для вызова руководства: Пуск/Аттестат школы/Руководство пользователя.

В случае возникновения сложных вопросов, ответы на которые Вы не можете найти в руководстве пользователя, поищите ответ на форуме данной программы на сайте http://pbprog.ru , либо задайте вопрос по электронной почте 473147@mail.ru или воспользуйтесь линией консультаций и заказов по телефону: 8 (8332) 47-31-47.

3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ

3.1. Порядок работы с программой

На этапе освоения программы рекомендуется работать с демонстрационной базой данных и исследовать на ее примере все этапы работы с программой. Это позволит Вам в дальнейшем лучше ориентироваться в программе, а также избежать ошибок ввода данных.

После ознакомления с демонстрационной базой данных Вы создаете новую (чистую) базу данных и ведете работу по тому алгоритму, который указан ниже.

Этапы работы с программой:

  1. Создание новой (чистой) базы данных (см. 4.1. Создать новую базу данных)
  2. Ввод сведений о школе (см. 3.2. Сведения о школе).
  3. Заполнение справочника «Виды отметок» (см. 3.4.1. Виды отметок).
  4. Заполнение справочника «Предметы» (см. 3.4.2. Предметы).
  5. Заполнение справочника «Классы» (см. 3.4.3. Классы).
  6. Заполнение справочника «Учебный план» (см. 3.4.4. Учебный план).
  7. Заполнение справочника «Учащиеся» (см. 3.4.5. Учащиеся).
  8. Ввод итоговых отметок в справочник «Итоговые отметки» (см. 3.4.6. Итоговые отметки).
  9. Распечатка документов: вкладыша, приложения к аттестату, свидетельства (см. 3.5.1. Печать документов государственного образца).
  10. Создание архивных копий базы данных (см. 4. Работа с базой данных).

3.2. Сведения о школе

Здесь указываются данные об учебном заведении, общие для всех распечатываемых документов. Чтобы открыть окно:

1 вариант: Справочники/Школа;

2 вариант: в панели инструментов нажмите кнопку (Школа).

Для ввода данных выделите нужное поле (щелкните мышью в него), введите текст с клавиатуры. Перемещаться в очередное поле можно с помощью клавиши Tab.

Для сохранения выбранных параметров необходимо нажать Ok (или комбинацию клавиш Ctrl+Enter). Для закрытия окна без сохранения данных нажмите кнопку Отмена, либо просто закройте окно.

Введите следующие сведения:

Окно «Параметры / Общие».
  1. Наименование и местонахождение школы – указывается полное официальное наименование учебного заведения и его местонахождение в винительном падеже, чтобы в аттестате продолжить фразу «в том, что он(а) окончил(а)…». Если требуется выдавать свидетельства об окончании специального (коррекционного) класса, то наименование школы и местонахождение указывается ниже в следующем поле в родительном падеже «он обучался в специальном классе… (какой школы?)», а если свидетельство специальной школы, то в предложном падеже «он обучался в… (какой школе?)».
  2. Руководитель – указывается фамилия, имя, отчество директора школы в именительном падеже, либо лица, имеющего право подписи аттестатов.

3.3. Справочники

Справочники содержат информацию об однородных объектах, используемых программой «Аттестат школы». Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

Чтобы открыть любой справочник, необходимо:

1 вариант: открыть меню Справочники, далее выбрать нужный пункт.

2 вариант: нажать нужную кнопку в панели инструментов «Стандартная».

Справочники рекомендуется заполнять в определенной последовательности: раньше заполняются те справочники, информация которых используется при заполнении других справочников.

Сначала заполняются базовые справочники:

  • Виды отметок,
  • Предметы,
  • Классы;

затем справочники:

  • Учебный план,
  • Учащиеся;

и в завершении

  • Итоговые отметки.

3.3.1. Работа со справочниками

Данный раздел содержит сведения о том, как выполнить действия с элементами справочника. Здесь рассматривается, как добавить, изменить, скопировать, удалить строку справочника.

Все действия со справочниками выполняются с помощью панели инструментов окна справочника .

1. Добавить строку:

  • щелкните кнопке Новая строка;
  • откроется окно диалога, в котором необходимо заполнить все имеющиеся поля. В данном окне могут быть поля следующих типов:
- текстовое поле: в это поле необходимо ввести текст или число с клавиатуры, щелкните внутрь поля и введите текст. Если поле больше по высоте, то оно многострочное, переход на следующую строку Enter
- поле со списком: содержимое этого поля выбирается из списка. Для открытия списка необходимо нажать кнопку: , в раскрывшемся списке щелкнуть по нужной строке;
- дата: может быть введена с помощью цифр на клавиатуре, либо выбрана из календаря. Для открытия календаря щелкните по кнопке , в открывшемся календаре выберите нужную дату;
- флажок. Установленный флажок – это «Да» или «Истина», нет флажка – «Нет» или «Ложь»;
  • для сохранения результатов нажмите Ok.

Переход от заполнения одного реквизита к заполнению другого осуществляется нажатием клавиши Enter. Исключение составляют многострочные текстовые поля, для перехода нажмитеTab.

Примечание 1: Если Вы отказываетесь от добавления строки – закройте окно или щелкните по кнопке Отмена, на вопрос «Сохранить изменения?» выберите ответ: «Нет».

Примечание 2: если Вы не заполните реквизиты в окне, которые являются обязательными, либо ввели некорректные данные, программа сообщит Вам об этом и не позволит добавить строку без этих реквизитов.

Примечание 3: если Вы пытаетесь добавить строку, а содержимое ключевого реквизита совпадает с содержимым уже имеющейся строки, то программа не позволит сохранить новую строку. Например, если Вы пытаетесь добавить продукт с таким же наименованием.

Пример добавления строки.

2. Изменить строку:

  • выделите нужную строку с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры (клавиш со стрелками);
  • выполните двойной щелчок по нужной строке или нажмите Enter (или кнопку изменить (открыть));
  • в появившемся окне измените нужные поля;
  • щелкните Ok для сохранения изменений или Отмена для того, чтобы оставить строку без изменений.

3. Скопировать строку:

  • выделите строку, которую необходимо скопировать с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш на клавиатуре;
  • щелкните по кнопке (Копировать строку) или нажмите F9
  • в появившемся окне проверьте или измените реквизиты;
  • щелкните Ok для сохранения новой строки или Отмена для того, чтобы отказаться от добавления новой строки.

4. Удалить строку:

  • выделите строку, которую необходимо удалить с помощью щелчка мыши или с помощью клавиатуры;
  • щелкните по кнопке (Удалить строку) или нажмите Delete
  • выберите Да.

Примечание 1: если Вы отказываетесь от удаления строки, выберите Нет.

Примечание 2: если Вы пытаетесь удалить строку, содержимое которой используется в других справочниках, то программа не позволит вам этого сделать. Вы можете только изменить ее содержимое.

Примечание 3: можно удалить сразу несколько строк, для этого сначала необходимо выделить нужные строки (см. 3.3.1. Выделение строк в таблицах).

Примечание: отмена последних действий при работе со справочниками не предусмотрена. Будьте осторожны при удалении строк. Вернуть их невозможно. Можно только создать заново.

В справочниках можно выделять некоторые строки, например, для вывода их на печать (см. 3.3.1. Выделение строк в таблицах).

Имеется возможность сортировать справочник по содержимому любой графы (см. 3.3.3. Сортировка таблиц), щелкая мышью по заголовкам граф.


3.2.2. Выделение строк в таблицах

Таблицы в программе используются для отображения содержимого справочников.

Некоторые операции в списках можно выполнять сразу с несколькими строками, например, удаление, печать. Для этого нужные строки необходимо выделить.

1. Выделить одну строку:

  • 1 вариант: выберите строку с помощью мышки;
  • 2 вариант: с помощью клавиш-стрелок на клавиатуре выберите нужную строку.

Выделенная строка будет обозначена более интенсивным цветом, чем другие.

2. Выделить несколько последовательных строк:

  • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Shift, щелкните по последней строке;
  • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Shift, нажимайте клавиши-стрелки на клавиатуре.

3. Выделить несколько непоследовательных строк:

  • 1 вариант: щелкните мышью по первой необходимой строке, удерживая Ctrl, щелкайте по другим необходимым строкам;
  • 2 вариант: выберите первую нужную строку, удерживая Ctrl, клавишами-стрелками вверх или вниз выберите следующую строку и нажмите Пробел и так далее.

Примечание: не все таблицы поддерживают выделение нескольких строк, а только те, в которых предусмотрены групповые операции.

3.3.3. Сортировка таблиц

Для сортировки таблицы по какой-либо графе необходимо щелкнуть на заголовке этой графы. Повторный щелчок сортирует таблицу по данной графе, но в обратном порядке.

Например, чтобы сортировать список учащихся по фамилиям, щелкните по заголовку графы «Фамилия».

Все таблицы при их заполнении уже отсортированы соответствующим образом, возможно даже по содержимому нескольких граф, чаще по алфавиту основного элемента. Таблицы учебного плана и итоговых отметок не сортированы изначально, то есть предметы выводятся в том порядке, в котором они были введены, чтобы и в документе отпечатать их в нужной Вам последовательности (но их можно сортировать, щелкнув по заголовку графы).

В справочнике «Учебный план» и «Итоговые отметки» можно изменять взаимный порядок строк предметов, то есть можно «поднять выше» или «опустить ниже» какую-либо строку. Для этого выделите строку и нажмите кнопки (Переместить строку вверх) или (Переместить строку вниз) на панели инструментов.

Справочник «Учебный план».

3.3.4. Печать справочников

Печатная форма справочников выполняется с помощью программы Microsoft Excel. То есть информация из программы «Аттестат школы» передается в программу Microsoft Excel и далее пользователь может использовать все возможности последней программы для форматирования печатной формы, ее редактирования и оформления.

Примечание: данный пункт не относится к печати аттестата, приложения, свидетельства. Речь идет о возможности распечатать введенную информацию в том виде, в котором она выводится в окне справочника.

Для печати справочника необходимо:

  • нажмите кнопку (Печать справочника) или Файл/Печать справочника или Файл/Печать справочника или Ctrl+P;
  • выберите Да, а для справочников «Классы» и «Учащиеся» открывается окно для выбора граф, которые необходимо включить в печатную форму. Поставьте флажки (галочки) напротив нужных граф, нажмите Ok. Это позволяет получить несколько разных печатных документов для одного справочника.
Окно выбора граф печати справочника «Учащиеся».
  • далее открывается программа Microsoft Excel, в которой автоматически открывается нужный шаблон и формируется печатная форма.

Окно распечатки справочника «Учащиеся» в Excel.
  • По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите Ok и активным станет окно программы Microsoft Excel, в котором Вы можете редактировать рабочую книгу и распечатать на бумаге, нажав (в окне Excel) кнопку (Печать).

Печатная форма автоматически сохраняется. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (c:\Program Files\Аттестат школы\Документы). Тип всех файлов – рабочая книга Excel (расширение файла *.xls).

Имена файлов разным типам отчетов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив файл вручную. Если один и тот же справочник был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Справочник учащихся (1).xls.

3.3.5. Работа с шаблонами таблиц справочников в Excel

При формировании печатных форм используются шаблоны Excel (расширение файлов xlt), которые находятся в подпапке Шаблоны, находящейся в папке программы. Пользователь может менять формы шаблонов по своему усмотрению – тогда и печатные формы будут выглядеть точно так же. Однако, при внесении изменений в шаблоны нельзя забывать, что программа «Аттестат школы» при выведении информации в таблицу Excel ориентируется на ячейки с определенными адресами, поэтому структура шаблона должна оставаться неизменной, а можно менять только формат ячеек.

Для редактирования шаблона откройте С:\Program Files\Аттестат школы\Шаблоны, выберите нужный шаблон и щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите команду Открыть. После редактирования сохраните шаблон, проверьте печать отчета.

Если при формировании отчета шаблон по каким-либо причинам отсутствует, то печать может быть выполнена без шаблона, но тогда в полученном документе не будет необходимых элементов оформления, а также не будет постоянного текста, например, заголовков граф справочника.


3.3.6. Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники из таблиц Microsoft Excel (формата *.xls).

При импорте всей информации необходимо соблюдать последовательность заполнения справочников (порядок такой же, как и при вводе вручную):

Сначала заполняются базовые справочники:

  • Виды отметок,
  • Предметы,
  • Классы,

затем справочники:

  • Учебный план,
  • Учащиеся,

и в завершении

  • Итоговые отметки.

Для импорта выполните следующее:

  • откройте нужный справочник,
  • нажмите кнопку (Импорт),
  • выберите нужный файл, из которого будет взята информация,
  • нажмите кнопку Открыть.
Окно диалога «Импорт данных» в справочник «Учащиеся».
  • В появившемся окне «Импорт данных» проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Здесь же указано количество найденных строк.
  • Нажмите кнопку Проверка, при этом будут исключены строки, в обязательных графах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Например, при импорте в справочник предметов, графа «Наименование» обязательно должна быть заполнена, кроме того, все наименования должны быть уникальны, иначе Вы не сможете отличить один предмет от другого.
  • Нажмите Ok – информация будет записана в справочник.

При импорте из рабочей книги Excel программа «Аттестат школы» ищет названия граф справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel в шапке таблицы. Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков граф (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия граф должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников. Иными словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее файлов.

3.4. Заполнение справочников

3.4.1. Виды отметок

В справочнике указываются виды отметок, выставляемые в приложении к аттестату или свидетельстве. Этот справочник необходим для того, чтобы при вводе данных Вы каждый раз не вписывали слово, например, «удовлетворительно», а просто выбирали его из списка – так будет быстрее. В соответствии с рекомендациями, отметки должны быть указаны цифрами, а в скобках продублированы прописью, например, «5 (отлично)». Таким образом, в справочнике указывается отметка (графа «Балл») и «Представление отметки», то есть то, как эта отметка будет представлена в документах.

Примечание: При создании базы данных этот справочник заполняется автоматически. В демонстрационном примере он также заполнен.

Справочник открывается:

Справочники/Виды отметок

Окно справочника «Виды отметок».

3.4.2. Предметы

Справочник содержит общий перечень предметов. Здесь вводятся все наименования предметов как основной, так и полной средней школы в единый список. Этот справочник необходим для дальнейшего ввода учебного плана и ввода итоговых отметок.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Предметы

2 вариант: (Предметы).

Окно справочника «Предметы».

3.4.3. Классы

Этот справочник содержит список учебных выпускных классов. Он необходим для группировки учащихся. Поскольку в одном классе реквизиты выпускных документов во многом похожи, перечень предметов также одинаков для всех (или многих) учащихся класса – это избавляет Вас от повторного ввода информации.

В справочнике классов содержится общая информация для всех учащихся класса, например, дата выдачи документов, год окончания – эти данные впечатываются в документы именно из этого справочника.

Реквизит справочника «Дополнительные сведения» является своего рода шаблоном для заполнения справочника учащихся. То есть, Вы заполняете это поле наиболее часто встречающейся формулировкой, например, «вручена грамота за», и впоследствии эта информация будет скопирована каждому учащемуся класса при вводе его в справочник учащихся, но у каждого их них эту фразу можно дополнить или изменить.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Классы

2 вариант: (Классы).

Справочник «Классы».

Справочник содержит графы:

  • Класс – наименование класса (уникальное поле).
  • Вид класса – выбирается из следующих вариантов: «Основное образование 9 кл.», «Среднее образование 11 кл.», «Коррекционный класс», «Коррекционная школа 8 вида». От вида класса зависит, какие документы возможно будет распечатать, например, аттестат или свидетельство.
  • Дата выдачи документов – вписывается дата выдачи аттестатов или свидетельств.
  • Год окончания – указывается год окончания. После выбора даты год вписывается автоматически, но его можно изменить.
  • Дополнительные сведения – указывается примерный текст, который будет изначально копироваться каждому учащемуся как шаблон, например, «награжден грамотой за», а в справочнике учащихся Вы дописываете, за что конкретно был награжден учащийся, либо удаляете этот текст.
  • Примечание – дополнительное поле, информация не вносится в документы, Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным, а также использовать это поле для заполнения созданных Вами документов, не предусмотренных в программе.

3.4.4. Учебный план

Данный справочник содержит перечень предметов по каждому классу. Этот перечень будет впоследствии служить шаблоном для заполнения приложения к аттестату (свидетельству), то есть будет скопирован каждому учащемуся класса – Вам останется только проставить отметки.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебный план

2 вариант: (Учебный план).

Окно справочника «Учебный план».

После открытия справочника выберите нужный класс, перечень предметов которого будет отображаться в окне. При добавлении новой строки, она добавляется в конец списка, чтобы затем и в приложении к аттестату (или в свидетельстве) предметы были в выбранном Вами порядке. Для изменения порядка следования предметов выделите строку и нажмите кнопку (Переместить строку вверх) или (Переместить строку вниз) на панели инструментов.

3.4.5. Учащиеся

Справочник содержит списки учащихся по классам, а также информацию, необходимую для заполнения документов, относящуюся непосредственно к конкретному учащемуся.

Примечание: список итоговых отметок вынесен в другой справочник «Итоговые отметки».

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учащиеся

2 вариант: (Учащиеся).

Окно ввода данных справочника «Учащиеся».

В этом окне сразу будут заполнены следующие реквизиты:

  • >Дополнительные сведения – заполняется примерным содержимым из справочника «Классы» из соответствующего класса. Здесь Вы можете изменить шаблонный текст сведений для каждого конкретного учащегося (или удалить его).
  • Код, серия, номер аттестата – будет вписан следующий номер аттестата, он рассчитывается в пределах класса, т.е. к наибольшему номеру аттестата в данном классе прибавляется 1 и вписывается в этот реквизит. Код региона и серия аттестата остается прежним. Этот реквизит вписывается в приложение к аттестату, при выдаче свидетельств реквизит можно не заполнять.
  • Вид бланка аттестата – вписывается наиболее частое значение: «Обычного вида». Это поле определяет шаблон документа для последующей печати: для основной школы есть вариант «С отличием», для средней школы: «Серебряная медаль», «Золотая медаль», для специального (коррекционного) класса и школы – только «Обычного вида».
  • Дата рождения – для 9 класса: текущий год минус 15 лет, для 11 класса – минус 17 лет.

После заполнения Вами фамилии, имени, отчества учащегося (при переходе к следующему полю нажатием клавиши Enter или мышью) автоматически заполняются следующие поля:

  • Фамилия, имя, отчество в дательном падеже – Вам необходимо проверить правильность, т.к. не все фамилии стандартные,
  • Пол – также необходимо проверять правильность автоматического заполнения. Пол необходим только для свидетельств специального (коррекционного) класса и школы.

Для принудительного заполнения реквизитов (например, при копировании или редактировании) Вы можете нажать кнопку Заполнить. Но заполняются только пустые реквизиты во избежание потери информации.

Поле Примечание – дополнительное поле, информация из которого не вносится в документы. Вы можете внести для себя необходимые пометки, либо оставить поле незаполненным. Как вариант, можно использовать это поле для заполнения созданных Вами документов, например, похвальной грамоты.

При заполнении аттестатов и других документов программа выбирает сведения из нескольких справочников (не только из справочника учащихся), поэтому такие реквизиты как дата выдачи, год окончания находятся в справочнике «Классы», а наименование школы из окна «Школа». Это сделано для того, чтобы исключить повторный ввод с клавиатуры.

3.4.6. Итоговые отметки

Этот справочник содержит только перечень итоговых отметок, который будет напечатан в приложении к аттестату или в свидетельстве.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Итоговые отметки

2 вариант: (Итоговые отметки).

Окно справочника «Итоговые отметки».

Справочник состоит из двух частей. В верхней части выбирается учащийся, а в нижней части отображаются его учебные результаты (предметы и отметки). Кнопки панели инструментов и клавиши клавиатуры управляют только нижней частью справочника, то есть можно, например, добавить отметку, но нельзя добавить учащегося (учащийся добавляется в справочнике «Учащиеся»).

Справочник содержит графы:

Предмет – указывается наименование предмета в соответствии с учебным планом, выбирается из списка предметов, содержащихся в справочнике «Предметы».

Отметка и Представление отметки – отметка учащегося по предмету, выбирается из списка из справочника «Виды отметок».

Принцип работы:

  1. Выберите класс в панели инструментов справочника.
  2. Выберите учащегося в верхней таблице справочника.
  3. Нажмите кнопку (Скопировать из учебного плана) для копирования перечня предметов из справочника «Учебный план» (из соответствующего класса) в карточку данного учащегося.

Примечание: копирование будет выполнено, только если список предметов у учащегося пуст.

  1. Выберите строку в нижней таблице справочника и дважды щелкните по ней мышью (можно использовать клавишу Enter, либо кнопку (Изменить) в панели инструментов справочника).
  2. В окне диалога выберите отметку и нажмите Ok.
  3. Повторите операцию для всех строк с предметами.
  4. «Лишние» предметы можно удалить, а если учащийся изучал, например, факультативные предметы, то здесь можно дополнительно ввести строки с предметами, не указанными в справочнике «Учебный план» (но наименования предметов обязательно сначала нужно внести в справочник «Предметы»).
Окно ввода отметки.

3.5. Печать документов

3.5.1. Печать документов государственного образца

Для печати документов (аттестата, приложения, свидетельства) необходимо, чтобы были заполнены все справочники, так как данные в документы проставляются из всех имеющихся в программе справочников.

Откройте справочник Итоговые отметки, либо справочник Учащиеся, выберите нужный класс, выберите нужного учащегося, нажмите на кнопку (Печать аттестата). На экран будет выведено окно диалога «Параметры печати»:


Окно диалога «Параметры печати».

Меню выбора документа.

Если щелкнуть по треугольнику вниз рядом с кнопкой (Печать аттестата), то откроется меню выбора документа. В меню можно выбрать сразу нужный документ (на рисунке: «Аттестат 11 кл» или «Приложение 11 кл»), после чего также откроется окно «Параметры печати», но в нем уже будет отмечен нужный вариант.

В окне «Параметры печати» предложен перечень документов, которые можно распечатать. Этот перечень зависит от вида класса (9 класс или 11 класс, коррекционный), а также от вида бланка аттестата (обычного вида или с отличием и др.), указанного у учащегося. Здесь показан пример распечатки документов для золотого медалиста средней школы.

Необходимо выбрать тот документ, который будет распечатан:

  • Аттестат (или Свидетельство),
  • Приложение.

Для печати на бланке необходимо снять флажок (галочку) «Сохранить подложку в документе» – в этом случае в документе будет только текст, введенный Вами в справочники в нужных местах белого листа, отсканированный вид государственного бланка будет удален, чтобы он не распечатывался на принтере. Если Вы хотели бы посмотреть правильность заполнения документов, совпадение полей, настроить печать, то Вы можете установить флажок (галочку) «Сохранить подложку в документе» – тогда Вы полностью увидите и вид государственного бланка, и текст поверх него в одном документе. Подложенный вид бланка можно удалить вручную, если открыть колонтитул (в Word): Вид – Колонтитул, и удалить из него рисунок. В приложении к аттестату 2 страницы – соответственно вставлено 2 рисунка в колонтитулы страниц.

Нажмите кнопку Ok, после чего в программе Word будет сформирован нужный документ.

По завершении процесса на экран выводится сообщение «Печатная форма выполнена и сохранена в файле (имя файла)», нажмите Ok и активным станет окно программы Microsoft Word, в котором Вы можете редактировать документ и распечатать его на бумаге, нажав (в окне Word) кнопку (Печать).

Окно Microsoft Word с распечатанным документом.

Сформированный отчет автоматически сохраняется в программе Word. Сохраненные файлы располагаются в подпапке Документы, находящейся в папке программы (c:\Program Files\Аттестат школы\Документы). Тип всех файлов – документ Word (расширение файла *.doc).

Имена файлов разным типам документов присваиваются разные, но постоянные, их можно изменить только пересохранив документ вручную. Имя файла составляется из типа документа, например «Аттестат 11 кл» (имени файла шаблона) и фамилии, имени, отчества выпускника. Если один и тот же документ был распечатан дважды (или более), то каждая копия сохраняется в своем файле, для этого после названия файла в скобках подставляется цифра. Например: Аттестат 11 кл Иванов Илья Игоревич (1).doc.

3.5.2. Печать других документов

Вы можете создавать свои собственные шаблоны документов и распечатывать документы по другим шаблонам (не только по предусмотренным в программе). Это позволяет решить проблему с различием размеров на бланках различных типографий, а также впечатать имеющиеся реквизиты в принципиально другие документы, например, в похвальные грамоты.

Для печати документа по любому шаблону выполните следующее:

  • в окне диалога выберите «Прочее»,
  • в открывающемся списке выберите файл шаблона,
  • нажмите Ok.

В открывающемся списке присутствуют шаблоны, находящиеся в подпапке Шаблоны папки программы. Если шаблон находится не в этой папке, то его можно найти и выбрать с помощью кнопки «…» рядом со списком.

3.5.3. Решение проблем с печатью документов

Документы государственного образца тиражируются в различных типографиях: г.Москва – Госзнак, КонцернЗнак, г.Пермь, г.Кострома и другие. Для производства бланков в типографиях используются различные макеты, поэтому размеры реквизитов на бланках разных типографий могут отличаться.

По умолчанию в программе используются шаблоны для наиболее распространенных бланков, но также можно печатать и на любых других бланках. Для этого в программе предусмотрены другие шаблоны, перечень которых пополняется в новых версиях. Для выбора шаблона в окне «Параметры печати» выберите Прочее, а затем в открывающемся списке выберите шаблон, например, «Приложение Москва КонцернЗнак».

Если нет шаблона для Ваших бланков, то Вы можете отсканировать бланк и выслать разработчику по электронной почте, для Вас будет выполнен индивидуальный шаблон. Также Вы можете создать шаблон самостоятельно, для этого смотрите следующий раздел.

3.6. Шаблоны документов Word

3.6.1. Назначение и принципы шаблонов

В программе «Аттестат школы» документы государственного образца и другие документы печатаются по шаблонам. Используются шаблоны документов программы Microsoft Word – это файлы с расширением *.dot.

Преимущества печати с использованием шаблона очевидны, Вы можете отредактировать шаблон так, как Вам необходимо, а затем получать документы, полностью соответствующие Вашим требованиям.

Необходимость редактирования шаблона может возникнуть в случае настройки шаблона под бланк конкретной типографии, конкретный тип и марку принтера, а также можно создать шаблон для какого-либо дополнительного документа, например, грамоты.

В шаблон можно добавлять или удалять из него любой текст, менять его оформление (формат). Весь содержащийся текст, таблицы, автофигуры будут включены в сформированный документ полностью и без изменений. А вот заполняемые поля будут заполнены данными.


3.6.2. Открытие файлов шаблонов

Если требуется внести изменения в шаблон, то выберите его с помощью переключателей «Аттестат» или «Приложение» и др. в окне диалога «Параметры печати» (см. 3.5.2. Печать других документов), либо выберите «Другой документ» и выберите шаблон из открывающегося списка и нажмите кнопку Открыть шаблон. После сохранения изменений в шаблоне все документы, формируемые с применением этого шаблона, будут выглядеть иначе. Поэтому будьте осторожны при редактировании, рекомендуется сделать резервную копию исходного файла шаблона. Правила редактирования шаблонов и состав заполняемых полей описаны ниже.

Примечание:если Вы будете открывать файл шаблона из Проводника Windows, либо из любого файлового менеджера (Total Commander), то нужно щелкнуть по файлу шаблона правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать Открыть. Если Вы дважды щелкните на файле шаблона, то будет создан новый документ по шаблону (это будет копия шаблона).

3.6.3. Заполняемые поля (закладки)

Серыми прямоугольниками в шаблоне обозначены поля (закладки), в которые при формировании отчета будут подставлены соответствующие значения. Если дважды щелкнуть по полю, то можно узнать параметры поля: текст, размещаемый в нем по умолчанию и имя закладки, то есть наименование элемента данных, которые будут отображены в поле.

Параметры текстового поля.

Для создания нового поля выполните:

  • поставьте курсор в то месте, где должно разместиться текстовое поле,
  • выполните Вид/Панели инструментов/Формы.
  • в появившейся панели инструментов щелкните по 1-й кнопке с названием Текстовое поле.

Инструкция для версии Word 2007:

  • Щелкните по кнопке «Кнопка Office» в верхнем левом углу окна;
  • Щелкните по кнопке «Параметры Word», выберите Основные;
  • Установите флажок (галочку) «Показывать вкладку «Разработчик» на ленте», нажмите Ok.
  • Выберите на ленте вкладку «Разработчик»,
  • Щелкните по кнопке «Инструменты предыдущих версий»,
  • Щелкните на первом значке «Поле (элемент управления формы)».

На экране появится серый прямоугольник – щелкните по нему дважды, впишите текст по умолчанию (не обязательно) и имя закладки, которое должно содержать одно из указанных ниже в таблице слов, после которых без пробела ставится номер такого поля в шаблоне, например: Фамилия, Фамилия1, Имя, Имя1, Имя2. Номера должны быть уникальны с одним именем закладки (например, если Фамилия1 уже есть в шаблоне, то в другом поле этого шаблона нужно указывать Фамилия2, если имя другое, то можно использовать номера снова с цифры 1, либо без цифры вообще: Имя1, Имя2).

При формировании документов серые прямоугольники полей заполняются данными, и серый фон исчезает, а вставленный текст ничем не отличается от другого текста. Формат вставленного текста (размер, шрифт) будет таким, какой в шаблоне был присвоен заполняемому полю (нужно выделить поле и выбрать параметры шрифта или абзаца).

3.6.4. Наименования закладок

В именах закладок необходимо указывать наименования из этой таблицы, а если одинаковых полей несколько, то указывается наименование и без пробела уникальный номер (любой). Регистр букв (заглавные или строчные) может быть любым. Пробелы запрещены, а орфографические ошибки недопустимы. При допущенной ошибке в наименовании закладки, в сформированном документе поле останется в виде серого прямоугольника и не будет заполнено.

Наименование поля Описание поля
ФамилияФамилия, имя, отчество учащегося в именительном падеже. Вписывается из справочника «Учащиеся».
Имя
Отчество
ФИОФамилия, имя, отчество учащегося – вписывается в одно поле через пробел. Это резервное поле, в документах оно не используется.
ФамилияДПФамилия, имя, отчество учащегося в дательном падеже. Вписывается из справочника «Учащиеся».
ИмяДП
ОтчествоДП
ФИОДПФамилия, имя, отчество учащегося в дательном падеже – вписывается в одно поле через пробел. Это резервное поле, в документах оно не используется.
ШколаАтНаименование учебного заведения (школы) для аттестатов – в винительном падеже. Заполняется из справочника «Школа».
ШколаСвНаименование учебного заведения (школы) для свидетельств – в родительном падеже для специального класса, в предложном падеже для специальной школы.>
ДатаВыдачи

Дата выдачи выпускного документа (аттестат, свидетельства). Заполняется из справочника «Классы».

ДатаВыдачи – полная дата: день.месяц.год, а следующие поля возвращают только часть даты:

ДеньВыдачи – 2 цифры (число месяца) с нулем впереди,

МесяцВыдачи – месяц прописью,

ГодРождения – 2 последние цифры года,

ВекГодВыдачи – год 4 цифры.
ДеньВыдачи
МесяцВыдачи
ГодВыдачи
ВекГодВыдачи
ГодОкончания

Год окончания – вписывается год окончания школы из справочника «Классы».

ГодОкончания – 2 последние цифры года,

ВекГодОкончания – год 4 цифры.
ВекГодОкончания
ФамДиректораФамилия, имя, отчество директора школы – заполняется из справочника «Школа».
ИмяДиректора
ОтчДиректора
ИмяДиректораИницИнициал имени или отчества директора школы – вписывается первый символ из имени или отчества директора из справочника «Школа».
ОтчДиректораИниц
ДопСведенияВписываются дополнительные сведения об учащемся из справочника «Учащиеся». Это реквизит «Дополнительные сведения» в приложении к аттестату об основном и среднем образовании, а также реквизит «Отметки о поощрениях и наградах» в свидетельствах.
КодСерияНомерКод региона, серия и номер аттестата – эта информация вписывается в приложение к аттестату.
ДатаРождения

Дата рождения учащегося. Вписывается из справочника «Учащиеся».

ДатаРождения – полная дата цифрами день.меся.год, а следующие поля возвращают только часть даты:

ДеньРождения – 2 цифры (число месяца) с нулем впереди,

МесяцРождения – месяц прописью,

ГодРождения – 4 цифры.
ДеньРождения
МесяцРождения
ГодРождения
ПолРодившеВ свидетельстве необходимо дописывать несколько букв в зависимости от пола: родивше(муся), либо родившее(йся). Заполняется: «муся» или «йся».
ПолОнВ свидетельстве в это поле дописывается буква «а», если пол женский, если мужской, то поле удаляется.
ПолОбучалВ свидетельстве в зависимости от пола в это поле дописываются буквы: мужской пол – «ся» (обучался), женский пол – «ась» (обучалась).
ПримечаниеВписывается примечание из справочника учащихся. Это предусмотрено для печати любых других документов по Вашим шаблонам.
ПримечаниеКлассВписывается примечание из справочника классов. Это предусмотрено для печати любых других документов по Вашим шаблонам.
ТаблицаЭто является меткой начала таблицы с отметками. Оно ставится в первой строке в графе «Предмет». Программа добавляет нужное количество строк, и в той графе, где стояло поле вписывает предметы, а в следующей графе – отметки.

3.6.5. Рекомендации по подгонке шаблонов

Если при распечатке реквизиты документов печатаются не в тех местах, где это предусмотрено на бланке, то Вы можете «подогнать» шаблон под используемый Вами бланк документа.

Для настройки Вам потребуется отсканированный графический файл бланка документа, поэтому сначала отсканируйте бланк (см. руководство по сканеру).

Откройте шаблон: выберите тип шаблона – Вкладыши или Приложение, нажмите кнопку Открыть в окне «Параметры печати».

Для приложения к аттестату в Word 2003 выполните СервисПараметры печатиИсточник бумагиРазличать колонтитулы: четных и нечетных страниц.

Выполните ВидКолонтитул, далее ВставкаРисунокИз файла, выберите отсканированный файл, вставьте его в документ.

Выделите рисунок, в панели инструментов «Настройка изображения» нажмите кнопку Обтекание текстомЗа текстом. Подберите размеры изображения по размеру страницы.

В приложении к аттестату перейдите на вторую страницу и также в колонтитул вставьте графическое изображение 2-й страницы.

Закройте колонтитул кнопкой Закрыть.

Далее отрегулируйте расположение заполняемых полей (серых прямоугольников) в шаблоне, чтобы они совпадали с отсканированным бланком.

После завершения можно удалить графическое изображение, либо оставить его – после распечатки содержимое колонтитула автоматически удаляется. Сохраните шаблон.

4. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ

Вся информация, с которой работает программа «Аттестат школы» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003/2007 (расширение файла *.mdb).

В одном файле базы данных хранится содержимое всех справочников и документов.

Примечание: часть своих настроек программа хранит в реестре Windows.

Для выполнения стандартных операций с файлом базы данных: создание, открытие, сохранение в другом файле имеются стандартные команды в меню Файл и стандартные кнопки в панели инструментов Стандартная.

4.1. Создать новую базу данных

Если Вы только что зарегистрировали программу, и нет файла at.mdb, то он создается автоматически, и в нем заполняются только справочники «Виды отметок» и «Предметы». Остальные справочники будут пусты.

Чтобы создать новую (чистую) базу данных выполните:

Файл/Создать базу данных или (Создать базу данных), или Ctrl+N далее необходимо указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Сохранить.

Ввод имени файла базы данных.

На вопрос «Заполнить справочники демонстрационными данными?» ответьте «Нет», если хотите создать чистую базу данных, ответьте «Да», если хотите получить базу данных, заполненную демонстрационными данными для ознакомления с программой. Вне зависимости от Вашего ответа в базе данных будут заполнены справочники «Виды отметок» и «Предметы», поскольку данные из этих справочников будут в любом случае Вам необходимы – файл базы данных будет создан.

4.2. Открыть базу данных

Файл/Открыть базу данных или (Открыть базу данных),или Ctrl+O далее необходимо выбрать файл (или вписать его имя) и нажать кнопку Открыть.

Примечание: Программа запоминает файл, с которым она работает. Эту команду не нужно выполнять каждый раз при открытии программы! Она выполняется только после установки программы на другой компьютер, либо для последующей работы с другой базой данных.

4.3. Сохранить базу данных в другом файле

Файл/Сохранить базу данных как или (Сохранить базу данных как), далее необходимо указать новое имя файла, отличающееся от предыдущего и нажать кнопку Сохранить.

После этого программа работает с новым файлом, являющимся полной копией старого. Старый файл также хранится на диске.

Внимание: во время работы с программой данные сохраняются автоматически и нет необходимости в периодическом сохранении информации.

Примечание: данная команда может использоваться при переходе на новый учебный год, для того чтоб облегчить работу оператора по вводу данных. При этом создается копия, в которой удаляются «прошлогодние» данные.

Примечание:если возникает необходимость в резервном копировании, то выполните команду Сервис/Архивировать базу данных. (см. 4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации).

4.4. Сжатие и восстановление базы данных

Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность продиктована форматом файла Microsoft Access. Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей увеличивают объем файла, из-за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а, кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

Эта проблема во многом решена. Каждый день при первом запуске программы автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной, сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

Сжатие и восстановление базы данных позволяет уменьшить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис/Сжать базу данных.


4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации

Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя. Тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных или его порча, причем безвозвратная.

Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда: Сервис/Архивировать базу данных. При ее выполнении сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в подпапку Архив папки программы.

Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск, дискету или флеш. Это удвоит надежность. Помните, что при потере файла базы данных станет не только невозможной дальнейшая работа с наработанными данными, но и может быть задержан выпуск специалистов.

4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)

Для резервного копирования данных, а также для сотрудников, которые работают с программой на разных компьютерах, например, на работе и дома, есть удобная возможность копировать базу данных на съемный диск, то есть флеш, а, перейдя на другой компьютер, восстанавливать информацию с флеш и продолжать работу.

Для записи базы данных на флеш выполните: Файл/Скопировать на съемный диск/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

Примечание 1: перед записью база данных сжимается, затем копируется с жесткого диска на флеш, имя файла сохраняется тем же. Если на флеш уже был записан файл с таким именем – он будет заменен (без предупреждения).

Примечание 2: вместе с файлом базы данных, на флеш записывается файл dou.txt, внутри которого указывается имя файла базы данных. Это позволит в дальнейшем автоматизировать восстановление базы данных.

Примечание 3: при выполнении данной команды программа продолжает работать с прежним файлом базы данных, а при выполнении команды Файл/Сохранить базу данных как – программа работает с созданной копией.

Примечание 4: в Windows 95 и 98 требуются специальные драйверы, которые входят в комплект поставки флеш, а более современные Windows Me, 2000, XP, Vista, 7 работают с любыми флеш автоматически.

4.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш)

Если база данных была предварительно записана на съемный диск (см. 4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)), то можно удобно восстанавливать информацию путем копирования со съемного диска (флеш) на жесткий диск.

Для восстановления выполните: Файл/Восстановить со съемного диска/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

Если база данных была скопирована на флеш не с помощью специального режима копирования (см. 4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)), а вручную, используя Проводник или любой файловый менеджер, либо на съемном диске был удален файл dou.txt, то будет выдано окно диалога для выбора файла базы данных. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

Примечание 1: при выполнении данной команды программа сначала копирует файл, а затем работает с его копией. При выполнении команды Файл/Открыть – программа работает с выбранным файлом базы данных без его копирования.

Примечание 2: если на жестком диске уже имеется файл с тем же именем, что и восстанавливаемый, то он будет переименован в файл
«Имя (1).mdb». Таким образом, при частом использовании данного режима на жестком диске будут накапливаться файлы с возрастающими номерами в скобках. Но при наличии современного компьютера расход места на жестком диске будет не значительным, а данная операция практически заменит резервное копирование базы данных.

Примечание 3: восстанавливаемый файл копируется в ту же папку и на тот же диск, где был предыдущий файл базы, с которым работала программа. При восстановлении файла со съемного диска на съемный диск будет выдано предупреждение и рекомендуется ответить «Да», чтобы скопировать файл на жесткий диск в папку, где размещается программа.

Оглавление Перейти к программе

Страница 1 - 14 из 14
Начало | Пред. | 1 | След. | Конец По стр.